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隨著第一次監(jiān)督審核結(jié)束,ISO/TS 16949 體系已運行一段時間。綜觀這一年體系工作,雖然外審評估報告顯示體系得到運行和維持,但在具體實際工作中還存在一些問題,內(nèi)部審核作為質(zhì)量管理體系一個關(guān) 鍵性的接口,它對于體系的不斷完善和發(fā)展,起著極為重要的作用。為此,現(xiàn)對如何做好內(nèi)部審核一些認識和看法做以下討論,希望對今后體系運行和維護工作有所 幫助。一.對內(nèi)部審核認識對于體系審核指總公司建立的ISO/TS 16949質(zhì)量體系文件化的質(zhì)量手冊、程序文件及對程序文件補充三級文件是否在具體生產(chǎn)管理中得到了有效實施的一系列活動過程。實施內(nèi)部審核是一種重要的 管理手段,目的及時發(fā)現(xiàn)問題,采取糾正和預(yù)防措施,為持續(xù)改進提供信息,促進產(chǎn)品質(zhì)量提高,持續(xù)的顧客滿意以及滿足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。這 個過程包括年初內(nèi)審計劃的制定,再到每次內(nèi)部審核活動的執(zhí)行,直至年底內(nèi)審年度報告的完成,結(jié)束一年的內(nèi)審計劃;每次內(nèi)審的實施過程為:從編制當(dāng)次的內(nèi)部 審核活動計劃開始,到現(xiàn)場審核,再到對現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項的糾正措施的實施情況進行追蹤審核,直至每一個發(fā)現(xiàn)的不合格項都已得到徹底糾正,封閉為 止。對于ISO/TS 16949質(zhì)量體系內(nèi)部審核包括:質(zhì)量體系審核、產(chǎn)品過程審核、產(chǎn)品審核三個部分。1、體系審核TS 16949體系審核也就是通常ISO9001所指內(nèi)部審核,是判斷體系是否運行和維護的關(guān)鍵。ISO/TS 16949體系以過程管理來減小生產(chǎn)鏈變差,實現(xiàn)零缺陷管理方法,在今年體系審核中,最大問題是總公司沒有把TS 16949程序文件流程貫徹應(yīng)用到實際管理中,實際工作與體系工作兩層皮,所以在審核前要突擊大量資料和文件,這樣必然導(dǎo)致了部門與部門數(shù)據(jù)銜接問題。以 上是整個總公司在這方面存在問題,對于作為二級單位可以通過不斷完善自己質(zhì)量體系促進整個公司體系發(fā)展。首先,對于適用于ISO/TS 16949管理過程應(yīng)納入部門職責(zé)或崗位職責(zé)中,避免管理盲區(qū),減少交叉管理帶來人力、財力浪費。在今年審核中職責(zé)不清產(chǎn)生不合格項目尤為突出,一個完整 過程由多個部門共同完成,職責(zé)不清必然導(dǎo)致了互相推委和推辭,如不合格控制程序、標識管理程序等。另一個原因就是工作人員不知道如何做才符合體系要求,簡 單的搞復(fù)雜,復(fù)雜把握不住,如果在崗位職責(zé)中對體系工作具體要求這一問題就迎刃而解。其次,整個體系運行要靠大家努力,這也是ISO/TS 16949管理體系特點。對于每個部門應(yīng)每周對本部門主管程序文件至少學(xué)習(xí)兩個小時且由部門負責(zé)人親自授課。在以往工作中只重視部門體系骨干管理,忽視領(lǐng) 導(dǎo)作用,領(lǐng)導(dǎo)在文件的制定頒發(fā)發(fā)揮決定性作用,而文件是實施體系管理直接載體。程序文件其實就是工作流程匯編,只有主管領(lǐng)導(dǎo)才能把握分寸。最后,把程序文件績效指標納入到日常考核中,這樣才能引起各管理部門重視,ISO/TS 16949工作才能真真服務(wù)企業(yè),體系運行才有保障。沒有監(jiān)督的工作等于沒有安排工作,人都是有惰性的,監(jiān)督是工作完成與否保障,這也是TS 16949體系核心。2、過程、產(chǎn)品審核過程和產(chǎn)品審核是TS 16949特色;過程審核目的判斷制造過程是否具有能力并穩(wěn)定受控,檢查表采用德國標準VDA6.3;產(chǎn)品審核目的產(chǎn)品是否與規(guī)定的技術(shù)要求或與顧客供方的特殊協(xié)議相一致,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取糾正措施,檢查表采用德國標準VDA6.5。今年體系審核與過程審核同時進行審核,在審核中主要是關(guān)注體系運行而對產(chǎn)品制造過程審核涉及很少,主要問題是對VDA6.3認識和理解沒有與實際結(jié)合起來,檢查中的條款審核員無法理解含義,制約了審核的深度和廣度,審核中只能查出一些表面現(xiàn)象問題。二.審核組人員選擇方面從某種層面上看,審核隊伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果。因此,必須精心打造一批具有專業(yè)技術(shù)知識、富有管理經(jīng)驗和具有較強責(zé)任感,能夠正確理解并掌 握質(zhì)量手冊和程序文件人員,更重要的是要能夠熟練地運用標準,能夠熟練審核并指導(dǎo)質(zhì)量體系的實施隊伍為體系有效運行提供保障。今年審核人員雖然較多,但符合以上標準還存在差距,主要問題管理經(jīng)驗欠缺,標準及工作流程把握不好。對于今后審核人員主要有三點考慮:首先,重點培養(yǎng) 4~6名審核員,選擇對廠各部門工作流程較熟悉、具有權(quán)威人員,使審核深度和廣度上升到一個高度,審核內(nèi)容及標準把握更準確。其次,每月保證一次集中學(xué)習(xí) ISO/TS 16949標準、程序文件,重點學(xué)習(xí)過程審核VDA6.3標準。生澀的標準條款只有不斷加深理解和解讀才能使體系穩(wěn)步前進,知識結(jié)構(gòu)更新是審核員必須技 能,這樣才能夠?qū)徍似鸬酱龠M作用。最后,理論聯(lián)系實際可適當(dāng)安排內(nèi)審員進行輪崗制度,加深對其它崗位工作的深入了解。三.審核過程把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)內(nèi)審的目的是通過發(fā)現(xiàn)問題來推動和實現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進,因此,審核工作必須嚴謹務(wù)實、富有成效。針對今年審核工作倉促進行對關(guān)鍵環(huán)節(jié)沒把握住,今后審核過程中不妨把握以下幾個環(huán)節(jié)。1、審核計劃的編制及準備審核計劃的實施必須具有針對性、效率性。通過兩次外部審核發(fā)現(xiàn)認證公司審核計劃編制很有特點也值得學(xué)習(xí),第一次外部審核按照管理過程(計劃、實施、監(jiān)督檢 查、評估的思路)即管理決策開始,覆蓋整個過程;第二次審核從質(zhì)量成本到產(chǎn)品制造、檢驗、設(shè)備管理等過程。計劃中可以看出第一次目的在于對整個體系的評 價,第二次復(fù)審很有針對性,審核計劃與審核目的很好的結(jié)合在一起。完善的審核過程,審核計劃必須對審核的范圍、活動內(nèi)容和時間、審核人員的分組以及審核依 據(jù)等要做出具體安排,該計劃經(jīng)管理高層批準后應(yīng)及時分送到體系所涉及的所有職能部門。今年總公司計劃7月份編寫,計劃置后影響到下屬單位體系工作,針對體系計劃來說要經(jīng)過生產(chǎn)技術(shù)處批準才能實施。今年審核計劃主要存在問題審核計劃過于條理 與實際情況有出入。TS 16949審核是以過程管理方式進行,所以審核中不能簡單按部門制定審核計劃,必須圍繞質(zhì)量管理主線一步一步深入審核取掉“部門壁壘”,這樣才符合TS 16949質(zhì)量體系宗旨。再就是審核計劃表中審核過程與實際部門職能有出入,例如,顧客抱怨、技術(shù)服務(wù)等程序,總公司按照集團模式管理方式編制程序文件, 具體生產(chǎn)廠中對于這類程序不好把握,從計劃安排、審核實施都有困難。對于此類問題,今后審核員可依照工作標準進行審核如廠部編制文件、制度等,這樣是對總 公司文件一個補充和發(fā)展,使體系更加適合與實際情況。再次,就是審核員工作安排上,審核員在審核中應(yīng)專注與審核工作,不受外界干擾。2、重視審核會議審核會議主要是:首次會議、審核組會議和末次會議,目的分別是加強審核溝通、信息傳遞、審核過程控制。因此,針對會議目的不同,會議議程做出對應(yīng)調(diào)整。首 次、末次會議一般由領(lǐng)導(dǎo)、審核組全體成員、各相關(guān)部門的負責(zé)人及有關(guān)人員參加。首次會議主要是傳達審核計劃、原則,末次會議答謝受審方,傳達審核結(jié)果,重 點對不符合項提出糾正措施和要求,會議應(yīng)簡潔、明了。審核組會議則是審核組內(nèi)部溝通重要會議,必須對審核中存在問題進行反復(fù)跟蹤和核對,整理不符合報告, 評價體系整體工作。在今后審核中主要把握審核組會議,審核組會議中審核組長傳達審核側(cè)重點和解決審核遇到實際問題并把握審核方向,這是審核效果中比較重要環(huán)節(jié)。3、現(xiàn)場審核 現(xiàn)場審是核整個審核工作關(guān)鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口,是整個審核工作靈魂。在現(xiàn)場審核中,審核人員不僅要有強烈的責(zé)任心,嚴格按照標準要求,更需要正確掌握并 運用好審核的技巧和策略。審核必須掌握好切入點,選擇好審核的路徑,運用好審核方法,發(fā)揮好專業(yè)判斷。審核必須以事實為依據(jù),以標準為準繩判斷理念。在今年審核中存在問題主要是對審核目的理解錯誤,作為審核不是去找某一個過程存在問題,而是找證明體系按照標準運行證據(jù)。在今年審核技巧上主要是多采用了 問答式方式,這種方式弊端在于審核員的能力和標準應(yīng)用把握上,所以審核效果直接受到影響??偨Y(jié)今年得與失,今后在現(xiàn)場審核中可以從以下幾個方面入手:首先 可請受審方介紹他在體系中的作用及如何應(yīng)用體系知識,這樣使審核員有了一個大概了解可杜絕審核盲目性。其次,查看本崗位工作標準,看是否與程序文件一直, 工作標準是實施體系最直接的依據(jù),若依據(jù)錯誤后續(xù)工作可想而知。這樣可提高審核效率,對改進體系工作是一個有效手段。最后,對照工作標準查看記錄,總結(jié)問 題給予指導(dǎo)。記錄是體系實施載體,直接反映體系是否實施最主要證據(jù)。作為內(nèi)部審核目的主要是查漏補缺,自查自改,審核員在審核中相當(dāng)于“法官”、“教官” 作用,主要是進行判斷和教導(dǎo)。4、報告編寫審核報告是整個審核工作的外在體現(xiàn),是在對客觀證據(jù)及審核記錄進行認真統(tǒng)計、分析、歸納和評價基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。審核報告既要掌握足夠的客觀證據(jù)和審 核發(fā)現(xiàn),要能看到事情本質(zhì)和全局,用事實、數(shù)據(jù)說話。不符合項糾正和預(yù)防措施,提出合理可行的措施意見,保持持續(xù)改進思想。今年審核報告中,報告只是簡單提出問題,對解決問題可行的措施意見上不完整,這是今后審核報告編寫的側(cè)重點。四.加強對不合格項整改追蹤ISO/TS 質(zhì)量體系核心之一持續(xù)改進,改進是一個長期堅持不屑的工作,只有通過不斷完善和改進,質(zhì)量體系才能得到維護和發(fā)展。內(nèi)部審核的目的不在于追究過錯,而是一 發(fā)現(xiàn)問題促進職能部門剖析分析產(chǎn)生的根源找到徹底解決的辦法,而后續(xù)跟蹤對整改是監(jiān)督和驗證,是質(zhì)量體系實施提供保障。在今年不合格項整改追蹤上,還是犯 了與審核目的不符現(xiàn)象,過分終究錯誤對發(fā)生問題沒有深入分析,這樣及時整改完畢難保會發(fā)生同樣的錯誤,所以在今后對不合格項整改追蹤上需要重視。總結(jié):內(nèi)部審核對ISO/TS質(zhì)量體系維護和運行起到“保駕護航”作用,針對今后審核工作必須在審核員選擇、審核過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)、不合格追蹤方面進行改進。
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